LUDD:S SAMLADE STYRDOKUMENT

Förord

Version 1.0 – Uppdaterad efter årsmöte 2019-03-14 Detta dokument är en sammanställning av Luleå Tekniska Universitet Datorförenings (LUDD:s) styrdokument. Styrdokumenten är tänkta att fungera som ledning för den dagliga verksamheten, och som stöd för såväl styrelse som medlemmar vid beslut. Styrdokumenten är uppdelade i ett antal kategorier: 1. Mål och Visioner * Medlemmarnas åsikter om i vilken generell riktning föreningen ska ta sig, både på kort och lång sikt. Ligger till grund för styrelsens verksamhetsplan och verksamhetsrapport. Ska utvärderas och uppdateras årligen på årsmötet. 2. Stadgar * Juridiskt bindande riktlinjer för föreningens verksamhet, som övergripande beskriver de mer administrativa aspekterna. Stadgarna beslutas av föreningsmötet. Vid tvist med övriga styrdokument går stadgarna alltid först. 3. Instruktionssamling * Förtydligande dokument gällande arbetssätt för specifika funktioner inom föreningen. Instruktioner beslutas av styrelsen, som redovisar förändringarna på nästkommande föreningsmöte. 4. Regelsamling * Förtydligande dokument gällande förhållningssätt för föreningens medlemmar. Ändringar i sagda regelsamling beslutas av styrelsen. Dessa gäller tillsvidare, och förankras fast genom medlemsbeslut på nästkommande föreningsmöte. 5. Policysamling * Förtydligande dokument gällande förhållningssätt för föreningens och styrelsens verksamhet. Policies beslutas av styrelsen, som redovisar förändringarna på nästkommande föreningsmöte. 6. Övriga styrdokument * Dokument som inte direkt kan passas in i ovanstående kategorier. Beslutas av styrelsen, som redovisar förändringar på nästkommande föreningsmöte. 7. Bilagor * Förtydligande och/eller kompletterande dokument till övriga styrdokument. Beslutas av styrelsen. I ett fall där bilaga strider mot ordinarie styrdokument har ordinarie styrdokument företräde. * [1. Mål och visioner](#1-mål-och-visioner) * [1.1. Förord](#11-förord) * [1.2. Föreningen](#12-föreningen) * [1.3. Kontinuitet](#13-kontinuitet) * [1.4. Lokaler](#14-lokaler) * [1.5. Medlemmar](#15-medlemmar) * [1.6. Varumärke och Marknadsföring](#16-varumärke-och-marknadsföring) * [1.7. Alumnnätverk](#17-alumnnätverk) * [1.8. Medlemmarna ska kunna Linux](#18-medlemmarna-ska-kunna-linux) * [1.9. 100 Gbps redundant internet för LCNet](#19-100-gbps-redundant-internet-för-lcnet) * [1.10. Näringslivet](#110-näringslivet) * [2. Stadgar](#2-stadgar) * [2.1. Föreningen](#21-föreningen) * [2.2. Syfte](#22-syfte) * [2.3. Oberoende](#23-oberoende) * [2.4. Säte](#24-säte) * [2.5. Medlemsskap](#25-medlemsskap) * [2.6. Sammansättning och medlemmar](#26-sammansättning-och-medlemmar) * [2.7. Användning av system](#27-användning-av-system) * [2.8. Verksamhetsår](#28-verksamhetsår) * [2.9. Årsmöten, och Föreningsmöten](#29-årsmöten-och-föreningsmöten) * [2.10. Valberedning](#210-valberedning) * [2.11. Styrelse](#211-styrelse) * [2.12. Styrelsemöten](#212-styrelsemöten) * [2.13. Arbetsgrupper](#213-arbetsgrupper) * [2.14. Revision](#214-revision) * [2.15. Stadgeändring](#215-stadgeändring) * [2.16. Upplösning](#216-upplösning) * [3. Instruktionssamling](#3-instruktionssamling) * [3.1. Instruktioner för Styrelsen](#31-instruktioner-för-styrelsen) * [3.1.1. Ordförande](#311-ordförande) * [3.1.2. Vice ordförande](#312-vice-ordförande) * [3.1.3. Kassör](#313-kassör) * [3.1.4. Sekreterare](#314-sekreterare) * [3.1.6 PR-ansvarig](#316-pr-ansvarig) * [3.1.7 Lokalansvarig](#317-lokalansvarig) * [3.1.8. Övrigt arbete](#318-övrigt-arbete) * [3.2. Instruktioner för Langruppen](#32-instruktioner-för-langruppen) * [3.2.1. Ülf](#321-ülf) * [3.2.2. Langruppens allmänna arbete](#322-langruppens-allmänna-arbete) * [3.3. Instruktioner för Boschkiosken](#33-instruktioner-för-boschkiosken) * [3.3.1. Boschansvarig](#331-boschansvarig) * [3.4. Instruktioner för Valberedningen](#34-instruktioner-för-valberedningen) * [3.4.1. Sammankallande valberedare](#341-sammankallande-valberedare) * [3.4.2. Arbetsgång](#342-arbetsgång) * [3.5. Instruktioner för Root-Gruppen](#35-instruktioner-för-root-gruppen) * [3.5.1. Huvudsystemansvarig](#351-huvudsystemansvarig) * [3.6 Instruktioner för Överlämning](#36-instruktioner-för-överlämning) * [3.6.1 Styrelsen](#361-styrelsen) * [3.6.2. Arbetsgrupper](#362-arbetsgrupper) * [3.6.3. Övrigt](#363-övrigt) * [4. Regelsamling](#4-regelsamling) * [4.1. Kontraktregler](#41-kontraktregler) * [4.2. Bosch](#42-bosch) * [4.3. LCNet](#43-lcnet) * [4.4. Ordningsregler](#44-ordningsregler) * [4.4.1. Lokalregler](#441-lokalregler) * [4.4.2. Tystnadsplikt](#442-tystnadsplikt) * [4.4.3. Öppettider](#443-öppettider) * [4.4.4. Projektor](#444-projektor) * [4.4.5. Skrivare](#445-skrivare) * [4.4.6. Samtalsklimat](#446-samtalsklimat) * [5. Policysamling](#5-policysamling) * [5.1. Policies](#51-policies) * [6. Övriga Styrdokument](#6-övriga-styrdokument) * [7. Bilagor](#7-bilagor) * [7.1. Ordlista](#71-ordlista) ## 1. Mål och visioner ### 1.1. Förord Detta dokument samlar mål och visioner för Luleå Tekniska Universitet Datorförenings, hädanefter LUDD, verksamhet. Dokumentet uppdateras löpande av föreningsmötet, och ligger till grund för styrelsens verksamhetsplan. På verksamhetsårets första föreningsmöte presenterar sittande styrelsen en egenutformad konkret verksamhetsplan med motivationer för hur de strävar mot föreningens mål och visioner. Verksamheten är uppdelad i ett antal huvudområden, som representeras av följande modell: Vision *Idealbild av verksamhetsgrenen, den utopiska drömmen.* Mål * Huvudmål. Höga förhoppningar som önskas uppnå på en tioårsperiod. * Delmål. Svåra men fullt realistiska, som önskas uppnå under en treårsperiod. ### 1.2. Föreningen Vision *LUDD är en ideell förening som genom öppenhet och gemenskap uppmuntrar till ett ökat intresse för teknik och datorer i allmänhet på LTU. Föreningen har en tydlig organisation där medlemmarna styr genom att sätta gemensamma mål för föreningen.* Mål Föreningen och dess styrelse skall verka för att... * LUDD:s medlemmar är väl medvetna om att all makt utgår ifrån medlemmarna genom föreningsmöten. * LUDD:s medlemmar är aktiva i diskussioner under föreningsmötet, vilka har en närvaro på minst 30 personer. * LUDD:s medlemmar får snabb och tydlig återkoppling efter genomförda mötesbeslut. * LUDD:s medlemmar engagerar sig genom att diskutera föreningens mål och visioner för att hålla dem levande. * LUDD har tydliga styrdokument som är transparenta, lättillgängliga och välkända för föreningens medlemmar. * LUDD:s uppdaterade styrdokument finns tillgängliga digitalt på föreningens hemsida. * LUDD:s verksamhet är direkt kopplad till föreningens styrdokument. * Engagemanget hos LUDD:s medlemmar är så pass gott att förutsättningen finns för att fylla alla funktionärsposter inom föreningens styrelse och dess arbetsgrupper. * Det anses attraktivt, meriterande och utvecklande bland medlemmarna att ta på sig förtroendeuppdrag och andra funktionärsroller i föreningen. * Valberedningen hittar varje år lämpliga kandidater för sina nomineringar. * LUDD:s medlemmar engagerar sig i LUDD:s projekt och / eller sina egna projekt som ska främja LUDD som förening. ### 1.3. Kontinuitet Vision *LUDD och dess arbetsgrupper har bra kontinuitet som gör det kul och enkelt att engagera sig och ta ansvar i de olika arbetsgrupperna.* Mål Föreningen och dess styrelse skall verka för att... * LUDD är välkänt hos minst 30% av studenterna och personalen på LTU. * LUDD är välkänt hos minst 5% av studenterna och personalen på LTU. * LUDD har tydliga överlämningsrutiner som bygger på kunskapsöverföring på lång sikt. * Det finns tydliga instruktioner för överlämning inom styrelsen * Det finns tydliga instruktioner för överlämning inom föreningens arbetsgrupper. ### 1.4. Lokaler Vision *LUDD lokaler är den naturliga mötesplatsen för medlemmar, med plats för såväl arbete som social tillvaro. Föreningslokalen är en plats att visa upp och marknadsföra LUDD på.* Mål Föreningen och dess styrelse skall verka för att... * LUDD lokal, T1, erbjuder såväl kansli, sittgrupper, plats för projektor och duk, stora arbetsytor och dylikt. LUDD behöver ej oroa sig för att tappa åtkomst till sin föreningslokal. * LUDD ökar sitt samarbete med institutioner på LTU för att arbeta upp ett större inflytande på LTU. * LUDD förvaltar de lokaler som krävs för den dagliga verksamheten. * LUDD har en tydlig plan för sitt framtida lokalbehov. * LUDD arbetar kontinuerligt för att utveckla lokalerna i dagsläget. ### 1.5. Medlemmar Vision * LUDD är en av LTU:s största föreningar och erbjuder någonting för alla med ett intresse för datorer och annan teknik. LUDD är en mötesplats där ingen känner sig ovälkommen, oavsett om relevant teknikintresse finns. LUDD:s medlemmar stannar kvar i föreningen år efter år, och detta reflekteras i det intryck och den bild studenter vid LTU har av LUDD. Studenter som tar examen vid Luleå Tekniska Universitet fortsätter att vara medlemmar i LUDD och engagera sig även som alumner.* Mål Föreningen och dess styrelse skall verka för att... * LUDD:s medlemsantal ökar varje år och består av både studenter såväl som alumner. * Majoriteten av alla personer som är medlemmar i LUDD stannar kvar som medlemmar även efter examen. * LUDD har ett stabilt antal medlemmar. * LUDD och dess verksamhet är attraktiv för förstaårsstudenter. * LUDD är välkänt hos de nya studenterna. ### 1.6. Varumärke och Marknadsföring Vision *LUDD:s varumärke skall vara välkänt och associerat med kunskap, kvalité och gemenskap.* Mål Föreningen och dess styrelse skall verka för att... * LUDD:s maskot, Vicke Virus, är känd hos studenter på LTU. * 5% av studenter och personal vid Luleå tekniska universitet associerar Vicke Virus med LUDD. * LUDD:s evenemang är välkända på LTU. * LUDD anordnar minst 3 evenemang under verksamhetsåret. * LUDD:s evenemang har ett stadigt antal besökare * LUDD håller aktiviteter öppna även för studenter och boende i Luleå som inte är föreningsmedlemmar, i marknadsföringssyfte. * LUDD:s genomför minst ett mindre evenemang riktat till icke-medlemmar med syfte att öka intresset för teknik på LTU. ### 1.7. Alumnnätverk Vision *En mängd av LUDD:s medlemmar är inte längre studenter på LTU. Dessa alumner ska uppmuntras att bibehålla sitt medlemskap och engagemang i föreningen via ett alumnnätverk där de ska ha kontakt med föreningens medlemmar och styrelse. Vid skrivande stund har LUDD ingen märkvärd kontakt med alumner, därför ska det upprättas ett alumnnätverk.* Mål * LUDD:s styrelse och rötter ska upprätta ett alumnnätverk för medlemmar som inte längre är studenter. * LUDD:s styrelse och rötter ska kontakta gamla LUDD-medlemmar om de vill medverka i alumnnätverket. * Ett kommunikationssystem ska upprättas som möjliggör att alumner kan lätt kommunicera med varandra och andra medlemmar. ### 1.8. Medlemmarna ska kunna Linux Vision *Mycket av LUDD:s verksamhet drivs tack vare Linux-baserade system. Det är därför relevant för föreningens medlemmar att vara bekanta med hur ett Linux system fungerar.* Mål * Alla aktiva medlemmar i LUDD ska vara bekväma att använda och installera Linux-baserade system. * Föreningen ska uppmuntra användningen av-, och vara hjälpsamma med Linux- baserade system. * När möjlighet finns ska styrelsen och/eller medlemmarna hålla i kurser kring användningen av Linux-baserade system. ### 1.9. 100 Gbps redundant internet för LCNet Vision *LUDD har länge gett dess medlemmar en mycket stabil och snabb serverplats i LCNet. Visionen är att ständigt utöka dess hastighet så medlemmarna får den bästa tjänsten möjlig.* Mål * 100 Gbps redundant tillgängligt för samtliga servrar på LCNet. * 10 Gbps redundant tillgängligt för samtliga servrar på LCNet. ### 1.10. Näringslivet Vision *LUDD ska möjliggöra för dess medlemmar att komma i kontakt med näringslivet.* Mål * LUDD som förening ska ha god kontakt med företag i näringslivet. * LUDD ska upprätta kontakter med företag och institutioner som är relevanta för föreningens medlemmar. ## 2. Stadgar ### 2.1. Föreningen LUDD är en ideell förening. Föreningen skall drivas utan något som helst vinstsyfte. ### 2.2. Syfte LUDD ska verka för att medlemmarna får större kunskaper om datorer i alla dess former, genom att ge möjlighet att diskutera, utveckla och arbeta med hårdvara och mjukvara på operativsystemsnivå, samt verka för att skapa en samhörighet mellan alla datorintresserade på universitetet. ### 2.3. Oberoende LUDD är partipolitiskt och religiöst neutral och obunden. ### 2.4. Säte LUDD har sitt säte i Luleå. ### 2.5. Medlemsskap För att bli medlem i LUDD krävs inbetald medlemsavgift samt att man är inskriven eller anställd vid Luleå Tekniska Universitet. Medlemsavgiften ger ett kalenderår av medlemskap från och med registrering i systemet. Fler medlemsavgifter ökar det aktuella medlemskapet med 365 dagar framåt per medlemsavgift. ### 2.6. Sammansättning och medlemmar LUDD:s sammansättning utgörs av dess medlemmar. Medlemsavgiften faställs av årsmötet. Medlem får ej företräda föreningen utan styrelsens medgivande. Medlem har rätt att när som helst, efter meddelande till styrelsen eller av styrelsen utsedd person utträda ur föreningen. Medlemsskapet avslutas om medlem vid anmodan ej betalar medlemsavgift. Medlem som brutit mot stadgarna, av styrelsen beslutade regler, eller uppfört sig så att föreningen lidit skada, kan av styrelsen uteslutas ur föreningen, och/eller bli ersättningsskyldig. ### 2.7. Användning av system För att medlem ska få använda LUDD:s datorsystem krävs att denne accepterar de krav som ställs för utnyttjande av systemet. Medlem som bryter mot ansvarsförbindelsen kan av huvudsystemansvarig stängas av från datorsystemet men styrelsen ska sedan ta upp avstängningen vid nästkommande styrelsemöte. ### 2.8. Verksamhetsår LUDD:s verksamhets- och räkneskapsår löper under tiden 1 juli t.o.m. 30 juni. ### 2.9. Årsmöten, och Föreningsmöten 1. Föreningsmöten är LUDD:s högsta beslutande organ. 2. Föreningsmöten utgörs av LUDD:s medlemmar. 3. Årsmöte skall hållas i läsperiod 3 (januari t.o.m. mars månad). 4. Föreningsmöten får ske närhelst så är påkallat, men minst ett föreningsmöte skall hållas under läsperiod 1 (september t.o.m. oktober). 5. Föreningsmöten får ej hållas under ferie- eller tentamensperiod. 6. Årsmötet och föreningsmöten sammanträder på kallelse av styrelsen. 7. Rätt att hos föreningens styrelse kräva sammankallande av föreningsmöte tillkommer: * Styrelsemedlem * Föreningens revisorer * Föreningens medlemmar, om minst tio av dessa begär det. 8. Kallelse till årsmötet och föreningsmöte skickas ut via e-post i god tid till alla medlemmar, men senast 14 kalenderdagar innan mötet. 9. Kallelse skall uppta föredragningslista. Tillägg till föredragningslista anslås och skickas ut senast tre dagar före mötet. 10. Motioner till års- eller föreningsmöte ska inkomma till styrelsen senast sju dagar innan mötet skall äga rum. De kan lämnas in elektroniskt men innan årsmötet öppnas ska det till styrelsen ha lämnats in en underskriven papperskopia. Senast tre dagar innan årsmötet ska styrelsen skicka ut inkomna motioner samt propositioner till alla medlemmar via e-post. 11. Yttrande-, förslags- och rösträtt tillkommer varje medlem. Röstning får ej ske genom fullmakt. 12. Beslut fattas med enkel majoritet, där Ordförande har utslagsröst vid lika röstetal. Vid lika röstetal vid personval bordläggs frågan till nästa möte, vilket måste sammankallas inom tre veckor. 13. Vid årsmötet och föreningsmöten skall protokoll föras, som snarast efter mötet anslås på webben. Detta skall ske senast tre veckor efter mötets avslutande om inte god anledning finnes. 14. På föreningsmöten skall minst följande punkter upptas på dagordningen * Mötets öppnande. * Mötesformalia. * Rapport från styrelsen. * Presentering av nya valda funktionärer av styrelsen sedan föregående föreningsmöte. * Rapport från revisor. * Behandling av motioner och propositioner. * Förankring av tillsvidare beslutade regler genom medlemsbeslut. * Övriga frågor. * Mötets avslutande. 15. På årsmötet skall förutom ovanstående punkter även följande upptas på dagordningen * Ekonomisk redovisning. * Fastställande av budget och medlemsavgift för nästkommande verksamhetsår. * Uppdatering av LUDD:s mål och visioner. * Val av styrelse. * Val av Ordförande. * Val av Vice Ordförande. * Val av Kassör. * Val av övriga styrelsemedlemmar. * Val av valberedning * Val av två personer till valberedning, varav en sammankallande. * Övriga val * Val av revisor och suppleant. 16. På första föreningsmötet för verksamhetsåret skall förutom punkter från §9.14 även följande upptas på dagordningen: * Rapport från styrelsen. * Presentation av verksamhetsplan för sittande styrelse. * Föregående styrelsens verksamhetsberättelse. * Föregående styrelsens kassaberättelse. * Fråga om avgående styrelsens ansvarsfrihet. ### 2.10. Valberedning 1. Valberedningen skall bestå av minst två medlemmar, varav en sammankallande. 2. Valberedningens uppgift är att bereda poster som väljs av föreningsmöten. 3. I valberedningen ingående föreningsmedlem får ej kandidera till post som valberedningen har till uppgift att förbereda. Medlemmen är dock ej förbjuden från att bli nominerad på mötet. 4. Valberedningens förslag anslås samtidigt med kallelse till årsmötet. ### 2.11. Styrelse 1. LUDD:s styrelse skall minst bestå av 3 (tre) personer. 2. LUDD:s styrelse skall minst bestå av: * Ordförande. * Vice Ordförande. * Kassör. 3. LUDD:s styrelse bör innehålla följande poster: * Ordförande. * Vice Ordförande. * Kassör. * Sekreterare. * PR-ansvarig. * Lokalansvarig. 4. Firmatecknare. * Ordförande i union med kassör är firmatecknare för LUDD * Innan verksamhetsårets första föreningsmöte skall banken uppdateras med gällande uppgifter om nyvalda firmatecknare. 5. Styrelsen väljs på årsmötet för perioden 1 juli - 30 juni. 6. Styrelsen är gemensamt ansvariga för föreningens förvaltning. 7. Styrelsen handlägger föreningens angelägenheter och är ansvarig inför årsmötet. 8. Styrelsen ska fatta beslut i löpande ärenden samt handha års- och föreningsmöten. 9. Styrelsen ansvarar för att nya studenter får information om föreningen. 10. Styrelsen ansvarar för att annonsering av alla officiella arrangemang i god tid går ut till medlemmarna via avsedd e-postlista och eventuella övriga informationskanaler. 11. Instruktioner för ansvarsuppdelning på styrelsepositionerna finns beskrivet i instruktionssamlingen. 12. Avhopp * Om ordförande eller kassör avgår från sin post, så kan denna post endast väljas vid ett föreningsmöte. * Om en annan styrelsepost avgår kan styrelsen välja en medlem att fylla den posten för samma period. ### 2.12. Styrelsemöten 1. Styrelsen sammanträder på Ordförandens kallelse. 2. Varje styrelsemedlem äger rätt att hos Ordförande begära sammankallande av styrelsemöte. 3. Kallelse till styrelsemöte skall vara utskickad senast en vardag före mötet. 4. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. 5. För att styrelsen skall äga beslutsrätt krävs att minst hälften av styrelsemedlemmarna är närvarande. 6. Vid styrelsemöte skall protokoll föras, vilket justeras av valda justerare och Ordförande. Detta protokoll publiceras sedan på webben senast tre veckor efter mötets avslutande, om inte god anledning finnes. 7. Medlemmar har närvaro-, förslags-, samt yttranderätt på styrelsemöten, men styrelsen kan besluta annat för enskilda punkter. ### 2.13. Arbetsgrupper Till styrelsens förfogande finns det en rad olika grupper, kallade arbetsgrupper, som sköter specifika delar av LUDD:s verksamhet. Dessa arbetsgrupper svarar till styrelsen men agerar som egna entiteter i frågor som ej har ekonomisk innebörd. Dessa arbetsgrupper består av: * Bosch. * Langruppen. * Root-gruppen. * Valberedningen. Arbetsuppgifter listas i instruktionssamlingen för respektive arbetsgrupp. ### 2.14. Revision 1. Till grund för revision av verksamheten ligger stadgarna samt allmän lagstiftning. 2. Revision av föreningens verksamhet utförs av vald revisor. 3. Revisor har i uppdrag att se till att styrelsen arbetar utefter dessa stadgar. Vid stadgebrott har revisor ansvar att informera medlemmar om detta under nästa föreningsmöte. 4. Revisorn framlägger till verksamhetsårets första föreningsmöte sin berättelse för föregående verksamhetsår tillsammans med till- eller avstyrkande av ansvarsfrihet för föregående styrelse. 5. Revisorn och suppleant behöver ej vara medlemmar i föreningen. ### 2.15. Stadgeändring 1. Ändring av dessa stadgar, med undantag för paragraferna "föreningen", "syfte", "oberoende", "medlemskap", "stadgeändring" och "Upplösning" kan ske genom beslut med två tredjedelars majoritet på års- och föreningsmöten. 2. För ändring av ovan nämnda paragrafer krävs beslut med två tredjedelars majoritet vid två på varandra följande års- eller föreningsmöten med minst en månads mellanrum. ### 2.16. Upplösning För upplösning av föreningen krävs beslut med fem sjättedelars majoritet av två på varandra följande års- eller föreningsmöten med minst sex månaders mellanrum, varvid beslut om vilka institutioner som får till uppgift att förvalta föreningens tillgångar fattas. Dock ska LUDDs dokument och annat tryckmaterial doneras till 'Norrbottens Föreningsarkiv'. Ingen privatperson har rätt att göra anspråk på dessa tillgångar, ej heller får någon privatperson på något sätt gynnas av upplösningen. ## 3. Instruktionssamling I detta kapitel presenteras framtagna grundläggande instruktioner för hur föreningens arbetssätt på de olika nivåerna ska gå till. Här finns bland annat, mer detaljerade arbetsbeskrivningar för styrelsen, arbetsgrupper, med mera. Instruktioner beslutas av styrelsen, som redovisar förändringarna på nästkommande föreningsmöte. ### 3.1. Instruktioner för Styrelsen LUDD:s styrelse är föreningens strategiskt styrande organ, och företräder LUDD mellan föreningsmöten. Styrelsen består av * Ordförande * Vice Ordförande * Kassör * Sekreterare * Huvudsystemansvarig * PR-ansvarig * Lokalansvarig Styrelsen väljs av, och svarar inför, medlemsmötet. #### 3.1.1. Ordförande LUDD:s ordförande ansvarar för ledning och planering av styrelsens arbete under året, och för styrelsens talan mellan styrelsemöten. Det är ordföranden som kallar till såväl styrelsemöten som medlemsmöten, och som har ansvaret för möteshandlingarna. Ordföranden är i union med kassören firmatecknare för föreningen, och har ett slutgiltigt ansvar för föreningens ekonomi. Ordföranden åligger därmed att * Representera LUDD och föra dess talan i daglig verksamhet. * Leda, samt följa upp, styrelsens arbete i daglig verksamhet. * Kalla till, och leda, styrelsens sammanträden. * Kalla till föreningsmöten. * Ansvara för att LUDD:s stadgar följs. * Ansvara för att styrelsen arbetar för att uppnå satta mål och visioner. * Ansvara för att nästkommande styrelse får ta del av skriftliga överlämningar. * Säkerställa att föreningens ekonomiska riktlinjer och instruktioner följs. * Tillsammans med kassören i union teckna föreningens firma. * Representera LUDD mot externa parter * Vid dispyt har ordförande tolkningsföreträde vad gäller föreningens stadgar och regler. #### 3.1.2. Vice ordförande Vice ordförande skall fungera som ett bollplank och en eventuell avlastning för ordföranden i dess arbete. Om ordföranden av någon anledning är otillgänglig eller oförmögen att utföra sina uppgifter faller dennes ansvar istället på vice ordförande under perioden av frånvaro. Det är vice ordförandens uppgift att hålla kontakten med valberedningen under dess arbete. Vice ordförande åligger därmed att * Vara ordföranden behjälplig i dennes sysslor. * Sköta ordförandens åligganden i dennes frånvaro. * Hålla kontakten med valberedningen under dess arbete. #### 3.1.3. Kassör Kassören är, i union med ordföranden, firmatecknare för LUDD, och är ansvarig för budgetering av föreningens verksamhet. Kassören ansvarar även för bokslut och övriga ekonomiska underlag. Kassören åligger därmed att * Tillsammans med ordföranden i union teckna föreningens firma. * Handha LUDD:s ekonomiska medel. * Ansvara för föreningens bokföring och ekonomiska transaktioner. * Ansvara för att förslag till budget för LUDD upprättas. * Upprätta bokslut för LUDD. * Redovisa föreningens ekonomi och bokföring på årsmötet. * Koordinera ekonomiska beslut med övrig styrelse. * Agera bollplank vid ekonomiska beslut. #### 3.1.4. Sekreterare Sekreteraren ansvarar för dokumenteringen av LUDD:s verksamhet. Detta innebär protokollföring av såväl styrelsens sammanträden som föreningsmöten, och ett ansvar för dokumentering av verksamheten hos föreningen centralt. Sekreteraren har även ansvar för föreningens interna kommunikation, samt att intern information om föreningens verksamhet når medlemmar och engagerade. Sekreteraren åligger därmed att * Föra protokoll över styrelsens sammanträden samt föreningsmöten. * Sammanställa och uppdatera stadgarna, instruktionssamlingen, samt protokoll på föreningens hemsida. #### 3.1.6 PR-ansvarig PR-ansvarig har det huvudsakliga ansvaret för kommunikationen till medlemmarna via LUDD:s sociala medier. Vid event ansvarar PR-ansvarig för skapande av en offentlig event-kallelse, förslagsvis ett facebook-event, och agerar därefter som huvudsaklig kontaktperson. PR-ansvarig åligger därmed att * Ansvara för kommunikationen till medlemmarna via LUDD:s sociala medier. * Vid event skapa det offentliga eventet, exempelvis via facebook, samt formulera eventbeskrivning. #### 3.1.7 Lokalansvarig Lokalansvarigs arbete kretsar kring T1 och potentiella förråd föreningen ansvarar för. Dess huvudsakliga ansvar är för det allmänna välmåendet av LUDDs lokaler, samt kassering av kartong och potentiellt elektronikskrot. Lokalansvarig aligger därmed att * Ansvara för T1’s allmänna välmående, dvs dammsuga/svabba vid behov. * Ansvara för frekvent kassering av kartongansamling i LUDDs lokal(er). * Ansvara för kassering av elektronikskrot. #### 3.1.8. Övrigt arbete Vid tillfällen då det dyker upp arbeten som faller mellan ansvarsfördelningen i denna instruktion är det upp till ordförande, i andra hand vice ordförande, att delegera arbetet till en styrelsemedlem. I sista hand delegeras arbetet till huvudsystemansvarig, men i motiveringen till delegeringen ska tidigare åtaganden, kunskap på ämnet, tidsåtgång för arbetet, samt frivillighet tas i beaktning. ### 3.2. Instruktioner för Langruppen LUDD:s Langrupp, nedan i text refererad som ‘Langruppen’, är ett utskott i LUDD:s förening. Langruppen har som uppgift att genomföra lan i LUDD:s namn. Langruppen ska sträva efter att anordna minst två lan under varje läsår. #### 3.2.1. Ülf Ülf väljs av styrelsen tillsammans med langruppen, och svarar till styrelsen. Ülf agerar som tillförordnad ordförande för Langruppens arbete. Ülf ansvarar för ledning och planering av langruppens arbete under året, och rapporterar detta till styrelsen. Det är Ülf som kallar till langruppsmöten, och ansvarar för att det tillsätts en mötessekreterare som antecknar under mötet. Det är Ülf ansvar att dessa mötesanteckningar samlas på ett lättillglängligt ställe för både medlemmarna i langruppens och styrelsens beskådan. Ülf åligger därmed att * Representera langruppen och föra dess talan i daglig verksamhet. * Leda, samt följa upp, langruppens arbete i daglig verksamhet. * Kalla till, och leda, langruppens sammanträden. * Ansvara för att anteckningar tas under langruppsmötena, samt att dessa samlas på ett lättillgänligt ställe för langruppens och styrelsens beskådan. * Ansvara för att uppdatera styrelsen om langruppens arbete. #### 3.2.2. Langruppens allmänna arbete Langruppens allmänna arbete går ut på att anordna lan, med allt vad det innebär. Medlemmar i langruppen ansvarar för att tillsammans * Sköta den tekniska planeringen inför ett lan, däribland * Planering av eldragning som inte genererar strömavbrott. * Planering av nätverk. * Sköta den logistiska planeringen inför ett lan, däribland * Planering av platsfördelning/-bokning * Framtagning av schema för funktionärsuppdrag. * Ta fram och sköta genomförandet av eventuella event eller aktiviteter under lanet, såsom exempelvis * Turneringar. * Tävlingar. * Planerade Virtual-Reality sessioner. * Lyxbeställning. * Marknadsföra lanet både till medlemmar och utomstående, i samarbete med styrelsens PR-ansvarig. ### 3.3. Instruktioner för Boschkiosken Bosch är LUDD:s interna kiosk som ger tillgång till varor för självkostnadspris till LUDD:s medlemmar. #### 3.3.1. Boschansvarig Boschansvarig, i kort tal kallad Bosch, väljs av och svarar till styrelsen som huvudansvarig för boschkiosken. Bosch ansvarar för planering och utförande av inköp till Boschkiosken under året, i samarbete med styrelsen. Boschansvarig åligger därmed att * Ansvara för planering och utförande av inköp till Boschkiosken under året. * Kontinuerligt uppdatera utbudet efter efterfrågan från medlemmarna. ### 3.4. Instruktioner för Valberedningen Valberedningen är den instans som ansvarar för att ta fram nomineringar till vakanta styrelseposter, vars val utförs under medlemsmöten. Valberedningen består av minst två medlemmar, varav en sammankallande. En medlem i valberedningen får ej kandidera till post valberedningen har ansvar att bereda, dock får medlemmar i valberedningen inneha andra funktionärsposter inom utskotten. Valberedningen ansvarar för att bereda följande poster * Ordförande. * Vice Ordförande. * Kassör. * Sekreterare. * PR-ansvarig. * Lokalansvarig. * Valberedning för nästkommande år. * Revisor. Valberedning av huvudsystemansvarig görs i samarbete med Root-gruppen. Valberedningen presenterar motiveringen bakom respektive nominering under årsmötet. #### 3.4.1. Sammankallande valberedare Sammankallande valberedare är den valberedare som ansvarar för att arbetet utförs i sin helhet tillsammans med resterande valberedare. Sammankallande valberedare agerar huvudansvarig för kommunikationen mellan valberedningen till styrelsen, främst i första hand genom Vice Ordförande. Sammankallande valberedare åligger därmed att * Ansvara för att arbetet utförs i sin helhet. * Ansvara för den huvudsakliga kommunikationen mellan valberedning och styrelsen. #### 3.4.2. Arbetsgång Under Valberedningens arbete ska det öppnas upp en öppen nomineringsfrist för LUDD:s medlemmar att nominera till posterna. Nominerade ska få ta del av arbetsbeskrivning genom det material som finns tillhanda via överlämningar och styrdokument. Nominerade ska få möjlighet att komma till intervju med valberedningen, där båda parter får möjlighet att ställa frågor. I slutändan är intervjun till för att se huruvida den nominerade är lämpad för olika poster, samt att se huruvida posterna är något för den nominerade. ### 3.5. Instruktioner för Root-Gruppen Root-gruppen är ett arbetsorgan bestående av LUDD:s systemansvariga. Systemansvariga har ett gemensamt ansvar för att underhålla LUDD:s datorsystem i både mjuk- och hårdvara. Root-gruppen skall minst bestå av tre stycken medlemmar, där en agerar Huvudsystemansvarig. Root-gruppen ansvarar för att * Agera systemansvariga. * Ansvara för föreningens datorsystem. * Ansvara för att uppdatera LUDD:s medlemsregister. * I samarbete med valberedningen tillsammans valbereda positionen till Huvudsystemansvarig till medlemsmötet. #### 3.5.1. Huvudsystemansvarig I detta stycke presenteras åtagandena till Root-gruppen. Huvudsystemansvarig åligger därmed att * Ansvara för att se till att det finns minst två aktiva rötter, utöver Huvudsystemansvarig, i Root-gruppen. * Ansvara och leda Root-gruppens dagliga arbete. ### 3.6 Instruktioner för Överlämning Överlämning refererar till material som underlättar arbetet med att tillsätta en ny person till en styrelse- eller arbetsgruppspost. Att författa överlämningen till sin efterträdare är en del av arbetet hos postens innehavare innan de avgår. En fullständig överlämning består av två delar: En skriftlig del och en muntlig del. Varje person skriver sin egen överlämning och får betona det man anser är viktigt, men den ska innehålla: * Detaljerad postbeskrivning och fördjupad förklaring vad arbetet inneburit under året. * Övergripande beskrivning över det allmänna grupparbetet. Det är till fördel för efterträdaren om den även innehåller tips och bra saker att tänka på under nästkommande verksamhetsår, samt en reflektion över hur företrädarens egna personlighet har påverkat arbetet. Den skriftliga överlämningen ska vara efterträdaren tillhanda i god tid innan den muntliga. Den får vara så lång som företrädaren anser passande. Den muntliga delen består av att företrädare och efterträdare sätter sig och har ett personligt möte där de tillsammans går igenom den skriftliga överlämningen. Här ska företrädare svara på alla frågor som efterträdare har. Är det fortfarande något oklart efteråt ska efterträdare finnas till hands vid behov. Även här är det av fördel att ge tips och berätta observationer och reflektioner som gjorts under årets gång. #### 3.6.1 Styrelsen Varje pågående styrelsemedlem ska ha tillhandahållits en fullständig överlämning av föregående styrelsemedlem. Den muntliga delen ska ha skett innan slutet på läsperiod 4. Företrädande ordförande har det slutgiltiga ansvaret för att de skriftliga överlämningarna blir skickade till efterträdande styrelse. #### 3.6.2. Arbetsgrupper Företrädande ansvarig i en arbetsgrupp ska lämna efter sig en skriftlig överlämning till sin efterträdare. Den skriftliga delen ska vara efterträdaren tillhanda inom loppet av två veckor från tidpunkten efterträdaren blev tillsatt. Följande arbetsgrupper berörs av detta stycke: * Langruppen * Root-gruppen * Valberedningen #### 3.6.3. Övrigt Funktionärer med ansvar som ej berörs i andra stycken under 3.6. behöver endast lämna efter sig en muntlig överlämning. Denna ska vara efterträdaren tillhanda inom loppet av två veckor från tidpunkten efterträdaren blev tillsatt. ## 4. Regelsamling Förtydligande dokument gällande förhållningssätt för föreningens medlemmar. Ändringar i sagda regelsamling beslutas av styrelsen. Dessa gäller tillsvidare, och förankras fast genom medlemsbeslut på nästkommande föreningsmöte. Om styrelsen som grupp finner att någon av nedastående regler överskridigts har styrelsen rätt att bestraffa medlemmen på ett sätt som anses lämpligt. Styrelsen har rätten att tolka samtliga av dessa regler och avgöra i samtliga fall på hur ärendet ska skötas. **Samtliga regler gäller även för rötter.** ### 4.1. Kontraktregler * En medlem bär personligt ansvar för sitt användarkonto på Ludd. Lösenordet som tillhör det personliga kontot måste hållas hemligt. Om det finns misstankar att lösenordet är känt för tredje part måste det omedelbart bytas ut. * Medlemmar får ej med illvillig avsikt förstöra föreningens eller andra medlemmars filer, data eller hårdvara. * Intrång eller förberedelser för intrång, såsom försök att ta reda på andra användares lösenord eller motsvarande är förbjudet. * Medlemmar får inte utnyttja LUDD:s lokal eller resurser för att driva illegal verksamhet. * Att bryta mot dessa regler kan exempelvis leda till: * avstängning av server, * utplånande av medlemskonto, * förintande av medlemskap, * avstängning av medlemskonto på obestämd tid. ### 4.2. Bosch * Medlemmarna ansvarar för att betalning med det interna systemet sker på korrekt sätt. * Användare av Bosch-systemet har ej rätt att kräva återbetalning utöver det som svensk lag stipulerar. ### 4.3. LCNet Användningen utav LCNet i serverhallen sköts utav rootgruppen och för att sätta in en server på LCNet krävs det att medlemmen skrivit på ett kontrakt som är skrivet av rootgruppen. Rootgruppens kontrakt måste ha godkänts av en styrelse för att vara giltigt. ### 4.4. Ordningsregler #### 4.4.1. Lokalregler Dessa regler gäller för samtliga av LUDD:s lokaler. * För att förhindra att lokalen blir en soptipp ska samtliga personer som vistas i lokalen städa upp efter sig, detta inkluderar även diskning. * Inga skor på möblerna, förutom möbler som är avsedda för just fotstöd. * Egendom som lämnas i lokalen under en längre tid kan styrelsen ta ansvar för, exempelvis matvaror som stått i kylskåp. * Borttappade värdesaker tas omhand av styrelsen och lämnas tillbaka mot ett signalamente för detta föremål. * Utan styrelsens tillåtelse får ej material eller utrustning tillhörande LUDD lämna LUDD:s lokaler. #### 4.4.2. Tystnadsplikt Inom tiderna 08:15-16:15 på vardagar har en medlem som använder T1 som studieplats all rätt att kräva att andra medlemmar ska vara tystare, om anledningen till att störande ljud och irritation uppstått faller under dessa punkter: * Musik spelas för högt. * Spelande förekommer på något sätt. Exempel på detta är kort-, bräd-, dator- och TV-spel. * Onödigt högljudda heta diskussioner har uppstått. * Annan onödig högljudhet förekommer. Medlemmar är fortfarande tillåtna att utföra dessa aktiviteter, under följande omständigheter: * Medlemmen har ej fått en kommentar av en närvarande medlem i lokalen om att vara tyst. * Medlemmen har frågat alla närvarande medlemmar i lokalen och fått ett jakande svar av samtliga. * Medlemmen slutar omedelbart med aktiviteten vid första antydan till att det är störande för övriga. #### 4.4.3. Öppettider Det finns möjlighet att vistas i T1 under hela dygnet. Dock är det inte tillåtet under några omständigheter att sova på LUDD. Detta på grund av brandföreskrifter. #### 4.4.4. Projektor LUDD:s projektor kan bokas av medlemmar. Följande regler gäller projektorn: * En person som bokat projektorn har alltid förtur på att använda den. * Har personen som bokat projektorn inte gjort anspråk på den inom de 15 första minuterna av bokningen är hela bokningen ogiltig och först till kvarn gäller. * Volym måste vara avstängd för allt bortsett från musik som ej av medlemmar upplevs störande under tiderna 8.15-16.15 vardagar. * På programmeringsstugor får projektorn endast användas för utbildningssyfte. #### 4.4.5. Skrivare Skrivare i LUDD:s lokaler får användas av medlemmar. Följande regler gäller för skrivare: * En medlem får ej skriva ut mer än 100 sidor per månad eller enbart vad styrelsen anser rimligt. * Om styrelsen anser att skrivaren missbrukas kan personen i fråga fråntas rätten att använda sig utav LUDD:s skrivare. #### 4.4.6. Samtalsklimat Ingen ska känna sig ovälkommen i LUDDs lokaler och verksamhet, oavsett ursprung, religion och dylikt. Den som uttrycker sig på ett sätt som bryter mot följande samtalsregler riskerar att bli utesluten ur föreningen med omedelbar verkan. * Man får inte uttala sig på ett sätt som medvetet upplevs kränkande av andra medlemmar i föreningen. * Medlemmar ska i LUDDs lokaler bete sig i enlighet med LTUs regler, bland annat https://www.ltu.se/student/Planera/Mina-rattigheter-och-skyldigheter/Likabehandling-for-studenter-1.7749 ## 5. Policysamling Förtydligande dokument gällande förhållningssätt för föreningens och styrelsens verksamhet. Policies beslutas av styrelsen, som redovisar förändringarna på nästkommande föreningsmöte. ### 5.1. Policies * LUDD främjar datakunskap. * LUDD arbetar för en inklusiv miljö som ej diskriminerar någon på grund av kön, sexuelläggning, etnicitet, religion eller dylikt. * LUDD är politiskt och religiöst obunden. * LUDD lämnar aldrig ut användarinformation utan ett domstolsbeslut som kräver detta. * LUDD följer FN:s deklaration av mänskliga rättigheter. * LUDD förhåller sig efter svensk lag. ## 6. Övriga Styrdokument Denna sektion innehåller dokument som inte direkt kan passas in i ovanstående kategorier. Beslutas av styrelsen, som redovisar förändringar på nästkommande föreningsmöte. ## 7. Bilagor Förtydligande och/eller kompletterande dokument till övriga styrdokument. Beslutas av styrelsen. I ett fall där bilaga strider mot ordinarie styrdokument har ordinarie styrdokument företräde. ### 7.1. Ordlista * Föreningsmöte - det årliga medlemsmötet som hålls på våren. På det mötet beslutas bland annat om ansvarsfrihet för föregående styrelse samt den nya styrelsens verksamhetsplan.